Tại sao tốc độ là điều bắt buộc đối với các doanh nghiệp hiện đại

Tại sao tốc độ là điều bắt buộc đối với các doanh nghiệp hiện đại

2024-06-03 09:25:36 17

Trong một thế giới đang chuyển động với tốc độ chóng mặt được hỗ trợ bởi AI, công ty của bạn cần phải bắt kịp tốc độ—hoặc có nguy cơ thua cuộc hoàn toàn.

Đó chính xác là lý do tại sao chúng tôi chọn 'tốc độ' làm chủ đề của webcast hàng quý gần đây nhất của mình . Với sự tham gia của một nhóm chuyên gia, Mary Tetlow, Giám đốc thương hiệu tại UiPath và Geoff Anderson, Giám đốc tiếp thị sản phẩm cấp cao, đã đi sâu vào mọi thứ, từ lý do tại sao bộ não của chúng ta ghét phải chờ đợi cho đến những cách mà các nhà lãnh đạo trong ngành sử dụng tự động hóa và AI để tránh bẫy tốc độ.

Đó là một chương trình mở rộng tầm nhìn, rất đáng xem. (Ai biết chúng tôi là những người ham mê dopamine đến vậy?) Nhưng nếu bạn muốn biết ngay những việc cần làm và những bài học lớn (và tất nhiên là bạn cũng biết!) thì đây là:

1. Nếu bạn quá chậm, khách hàng sẽ không đợi được

Kiên nhẫn là một đức tính thiếu hụt trong thời đại kỹ thuật số—thời đại mà kỳ vọng của khách hàng ngày càng cao về thời gian cung cấp dịch vụ và phản hồi. Khách hàng muốn có giải pháp thời gian thực và sự hài lòng ngay lập tức. Và họ sẽ làm rất nhiều, thậm chí trả nhiều tiền hơn để có được nó. Trên thực tế, khách mời của chúng tôi, nhà khoa học thần kinh, Tiến sĩ Manuel Garcia-Garcia của công ty nghiên cứu thị trường Ipsos, đã trích dẫn nghiên cứu nói rằng 2/3 người tiêu dùng coi trọng tốc độ cũng như giá cả.

Sự thiếu kiên nhẫn này kéo dài đến vô số sản phẩm và tình huống. Hãy xem xét trải nghiệm trực tuyến, nơi tốc độ tải tức thời đã trở thành tiêu chuẩn. Ngày nay, nếu một trang web hoặc sản phẩm phần mềm mất hơn một phần giây để tải, người dùng sẽ cho rằng tốc độ đó quá chậm.

Công nghệ đã tạo điều kiện cho chúng ta có được sự hài lòng ngay lập tức, tác động đến hệ thống khen thưởng trong não và điều đó đã đặt lại những kỳ vọng của chúng ta. Bây giờ, bất cứ điều gì dưới mức chúng tôi mong đợi về tốc độ đều đáng thất vọng.

Tiến sĩ Manuel Garcia-Garcia, nhà thần kinh học và Trưởng nhóm toàn cầu về khoa học thần kinh, Ipsos

Và nếu bạn cho rằng sự khao khát tốc độ này đều nằm trong đầu chúng ta thì bạn hoàn toàn đúng. Tiến sĩ Garcia-Garcia giải thích rằng nó được cung cấp năng lượng bởi dopamine, một chất dẫn truyền thần kinh có liên quan đến khoái cảm. Dự đoán về việc mua hàng sẽ kích hoạt hormone này. Tiếp theo đó là một cú sốc dopamine khác khi món hàng được giao. Khoảng thời gian ở giữa đó—sự chờ đợi—không phải là khoảng thời gian hạnh phúc, bình yên cho bộ não của chúng ta. Chờ đợi khiến chúng ta lo lắng; sự không chắc chắn tạo cảm giác bất an. Chúng ta thích cảm giác hài lòng do dopamine cung cấp hơn khi thời gian chờ đợi kết thúc.

Còn có một tin tức không mấy tốt lành. Thanh tốc độ không ngừng tăng lên bởi vì bộ não của chúng ta được lập trình để thích ứng. Vì vậy, lần giao hàng đầu tiên trong cùng ngày đó có thể khiến bạn hồi hộp nhưng lần tiếp theo, nó chỉ đơn giản là đáp ứng được mức cơ bản mới của chúng tôi.

Bạn nghĩ điều này chỉ áp dụng cho GenXers và người tiêu dùng mới hơn? Nghĩ lại. Garcia-Garcia cho biết tất cả người tiêu dùng, già và trẻ, hiện đang sống ở khu vực tốc độ cao mới.

Đối với các nhà lãnh đạo và chiến lược gia của công ty, điểm mấu chốt là: tốc độ có thể mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh thực sự—và dịch vụ khách hàng cũng như trải nghiệm chậm có thể dẫn đến kết quả sụt giảm nghiêm trọng.

Một vị khách xuất sắc khác của chúng tôi, Amardeep Modi, Phó chủ tịch công ty tư vấn công nghệ Everest Group, đã tóm tắt như sau:

Dần dần nhưng đều đặn, các doanh nghiệp đang nhận ra đó là cuộc đấu tranh sinh tử. Để tồn tại, họ cần thích ứng với sự thay đổi hành vi của người tiêu dùng.

Amardeep Modi, Phó Chủ tịch Dịch vụ Quy trình Kinh doanh, Tập đoàn Everest

2. Bạn cũng cần tốc độ từ bên trong 

Tốc độ không chỉ dành cho các chức năng bên ngoài mà còn rất quan trọng đối với các quy trình nội bộ. Xây dựng tốc độ và tính linh hoạt trong hoạt động có thể giúp các tổ chức vượt qua các đối thủ cạnh tranh và thích ứng nhanh hơn với những thách thức và sự không chắc chắn bên ngoài. (Đại dịch đã chứng minh khái niệm này trên thực tế: các công ty nhanh chóng chuyển hướng để thích ứng với chuỗi cung ứng mới, nhu cầu của người tiêu dùng và thực tế làm việc tại nhà đã phát triển mạnh, trong khi những công ty không thể điều chỉnh theo trạng thái bình thường mới sẽ bị tụt lại phía sau.) 

Trong khi tốc độ vận hành là yếu tố quan trọng ở mọi nơi, Amardeep Modi của Everest đã chỉ ra ba điểm đòn bẩy lớn để tối đa hóa “tốc độ hoàn vốn”—quản lý chuỗi cung ứng, tuân thủ quy định và các quy trình tương tác với khách hàng. Đây là lý do tại sao anh ấy cho rằng đây là những lĩnh vực cần ưu tiên—và cách tự động hóa và AI có thể trợ giúp.

Các chuỗi cung ứng đã bình tĩnh lại kể từ những chuyển biến hoang dã do đại dịch gây ra, nhưng chúng sẽ không bao giờ thuận buồm xuôi gió. Các công ty phải sẵn sàng xác định và thích ứng với mọi thứ, từ sự thay đổi nhu cầu tiêu dùng nhanh chóng đến những gián đoạn địa chính trị, thiên tai và thảm họa do con người gây ra cũng như các vấn đề sản xuất trong mạng lưới nhà cung cấp xa xôi của họ.  

Khả năng đáp ứng nhanh chóng trước những biến động của nhu cầu cho phép doanh nghiệp tối đa hóa doanh số bán hàng, tối ưu hóa hàng tồn kho và tối đa hóa lợi nhuận.

Amardeep Modi, Phó Chủ tịch Dịch vụ Quy trình Kinh doanh, Tập đoàn Everest

Vì vậy, điều bắt buộc là các công ty không chỉ có thể liên tục giám sát và lập mô hình chuỗi cung ứng của mình mà còn có thể hành động dựa trên các cảnh báo và hiểu biết sâu sắc mà không bị chậm trễ hoặc xung đột. Modi nói rằng các công ty tiên tiến đang sử dụng sự kết hợp giữa AI và tự động hóa để xây dựng tính linh hoạt nhanh chóng này vào hệ thống quản lý chuỗi cung ứng của họ. Họ tận dụng tính năng tự động hóa để cung cấp cả dữ liệu lịch sử và dữ liệu thời gian thực vào các mô hình AI—sau đó sử dụng lại dữ liệu đó để thực hiện các đề xuất của mô hình và biến chúng thành các hành động trong thời gian thực.

Tuân thủ quy định là một lĩnh vực khác mà tốc độ có thể giảm thiểu rủi ro và những ảnh hưởng tiềm ẩn đến danh tiếng và lợi nhuận. Modi nói rằng việc tăng tốc độ tuân thủ quy định đóng vai trò như một lá chắn bảo vệ, bảo vệ doanh nghiệp khỏi những cạm bẫy tiềm ẩn đồng thời nâng cao uy tín của doanh nghiệp.

Trong lĩnh vực tuân thủ, nhu cầu giám sát, báo cáo liên tục và tính linh hoạt để kết hợp các quy định mới ngày càng tăng. Ngày nay, các doanh nghiệp không chỉ phải đối mặt với hàng loạt các yêu cầu pháp lý và báo cáo hiện có trên khắp thế giới mà còn phải kết hợp một loạt các quy tắc và yêu cầu mới nổi. Modi lưu ý: “Chúng tôi đang thấy rất nhiều quy định được hình thành, đặc biệt là về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu”.

Có khả năng tuân thủ kịp thời các luật mới là rất quan trọng. Điều đó có thể bao gồm từ việc điều chỉnh các giao thức bảo mật dữ liệu và chính sách nhân sự cho đến việc kết hợp các nguyên tắc mới về môi trường. Di chuyển quá chậm và bạn có thể bị phạt nặng, gặp khó khăn về mặt pháp lý và danh tiếng bị hoen ố.

Làm thế nào bạn có thể xây dựng một chức năng điều tiết nhanh hơn, phản ứng nhanh hơn? Tự động hóa được hỗ trợ bởi AI, chẳng hạn như hiểu tài liệu, xử lý tài liệu thông minh (IDP) và khai thác thông tin liên lạc có thể là những yếu tố hỗ trợ mạnh mẽ.

Và sau đó là các quy trình giao tiếp với khách hàng (lại có hiệu ứng dopamine). Modi nói rằng trong lĩnh vực này, điều quan trọng là phải đáp ứng nhu cầu về tốc độ của người tiêu dùng, bởi vì nếu bạn chậm chân, “khách hàng sẽ chuyển sang đối thủ cạnh tranh ngay khi họ có được giải pháp thay thế tốt hơn”.

Các nhà lãnh đạo trải nghiệm khách hàng (CX) đang nhanh chóng triển khai nhiều sáng kiến ​​mới giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và giảm bớt xung đột trong tương tác. Chúng bao gồm mọi thứ từ các chatbot thông minh và trực quan hơn, các tùy chọn tự phục vụ rộng hơn và hoạt động tốt hơn, thông tin khách hàng theo thời gian thực cho đại diện dịch vụ khách hàng, v.v. Và tất cả đều được xây dựng trên nền tảng AI và tự động hóa.

Điểm mấu chốt của tốc độ, theo Modi, thực sự LÀ điểm mấu chốt. Hiệu quả hoạt động có thể dẫn đến cơ cấu chi phí thuận lợi hơn và tỷ suất lợi nhuận cao hơn. Đảm bảo tuân thủ sẽ giảm rủi ro đồng thời giúp các công ty tránh bị phạt và thiệt hại về danh tiếng. Hợp lý hóa dịch vụ khách hàng không chỉ giảm chi phí và doanh thu trong chức năng dịch vụ khách hàng mà còn giúp giữ chân và thu hút khách hàng, thúc đẩy tăng trưởng doanh thu. Ngày nay, hơn bao giờ hết, thời gian là tiền bạc.

3. Bạn có thể tăng tốc nhanh hơn với tự động hóa và AI

Tệp của chúng tôi chứa đầy những câu chuyện thành công trong đó khách hàng của UiPath đã hợp lý hóa các quy trình và đổi mới nhanh hơn nhờ tự động hóa và AI. Một trong những trường hợp sử dụng tuyệt vời đó là Johnson Controls, công ty đã triển khai hàng trăm robot trong nhiều năm để mang lại tốc độ nhanh hơn rất nhiều cho mọi việc, từ công việc hàng ngày đến các quy trình lớn từ đầu đến cuối. Vì vậy, chúng tôi rất vui được chào đón Eswaran Krishnamurti (EK), Phó Chủ tịch kiêm Giám đốc Thông tin, Giải pháp Xây dựng cho Hoạt động Thực địa Toàn cầu và Bắc Mỹ, Johnson Controls kể câu chuyện của mình.

Johnson Controls (JCI) là một tổ chức đa quốc gia bán các giải pháp xây dựng như hệ thống sưởi, thông gió và điều hòa không khí (HVAC) và thiết bị an ninh. (Nếu bạn đang đọc bài viết này trong một tòa nhà văn phòng thì rất có thể JCI đang quản lý nó). Công ty nhận được 200.000 hóa đơn hàng tháng trên 60 đến 70 hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Cho đến gần đây, việc xử lý các hóa đơn đó vẫn còn thủ công, phức tạp, dễ xảy ra lỗi…và quá chậm.

Nhưng tất cả điều đó đã thay đổi với tính năng tự động hóa UiPath và AI—cụ thể là với UiPath Document Thought™, có sẵn thông qua UiPath Business Automation Platform™. Như EK giải thích: “[Trước đây] chúng tôi phải lấy [hóa đơn] PDF và nhập thủ công vào hệ thống của mình. Đó là một thách thức lớn, lớn mà chúng tôi gặp phải trong tổ chức. Bây giờ, ngay khi có [email hóa đơn], chúng tôi sử dụng Tài liệu Hiểu biết để xử lý hóa đơn và hiểu nó cần chuyển đến ERP nào.”

Việc xử lý các hóa đơn đến chỉ là bước khởi đầu của quá trình chuyển đổi quy trình từ đầu đến cuối. Quy trình làm việc mới và cải tiến này đã giúp nhân viên rút ngắn thời gian và đảm bảo thanh toán chính xác và kịp thời cho nhà cung cấp.

Tự động hóa cũng có thể giúp củng cố lợi nhuận. EK đã giải thích cách Johnson Controls đang thực hiện chính xác điều đó—biến những hiểu biết sâu sắc về AI thành doanh thu thực sự bằng cách sử dụng UiPath Robots.

Chúng tôi có thể nhận được thông tin chi tiết từ AI, nhưng bạn cần có con người hoặc robot để hành động. Chúng tôi ngày càng tận dụng các bot để thu thập những thông tin chi tiết đó và hành động theo chúng nhanh hơn.

Eswaran Krishnamurti (EK), Phó Chủ tịch kiêm Giám đốc Thông tin, Giải pháp Xây dựng cho Hoạt động Thực địa Toàn cầu và Bắc Mỹ, Johnson Controls 

4. UiPath cũng đang tăng tốc 

Kết thúc chương trình có nhịp độ nhanh của chúng tôi, Sebastian Schroetel, Phó chủ tịch cấp cao, Quản lý sản phẩm tại UiPath, đã thảo luận về những nội dung chúng tôi đang nhanh chóng bổ sung vào Nền tảng UiPath để giúp khách hàng UiPath làm được nhiều việc hơn và thực hiện nhanh hơn.

Điều khiến anh ấy hào hứng nhất lúc này? Trải nghiệm UiPath Autopilot™ dành cho nhà phát triển và người thử nghiệm.

Theo Schroetel, Autopilot là một công cụ thay đổi cuộc chơi hoàn toàn trong việc tăng tốc độ và dễ dàng thực hiện công việc phát triển và thử nghiệm. Nhờ sức mạnh của AI tổng hợp và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), các nhà phát triển làm việc trong UiPath Studio có thể chuyển sang Autopilot để tạo quy trình công việc, tạo biểu thức, xác định trường hợp thử nghiệm và giúp xây dựng quy trình tự động hóa. Và đối với người thử nghiệm, Autopilot sẽ không chỉ tự động tạo các bài kiểm tra mà còn sử dụng kết quả kiểm tra để tạo tự động hóa.

Autopilot bổ sung thêm chủ đề mang lại những cải tiến nhanh chóng trong Nền tảng UiPath và sẽ cho phép người dùng thực hiện tự động hóa nhanh hơn.

Sebastian Schroetel, Phó chủ tịch cấp cao, Quản lý sản phẩm, UiPath

Trải nghiệm Autopilot dành cho nhà phát triển và người thử nghiệm sẽ có sẵn rộng rãi trong bản phát hành tháng 6 sắp tới của chúng tôi. Nhưng đây là bản xem trước nhanh về một số điều họ có thể làm:

Vì vậy, đó là bản tóm tắt nhanh của chúng tôi về lý do tại sao các công ty cần tăng tốc, không chậm trễ. Nhưng nếu bạn muốn xem toàn bộ chương trình UiPath Live : The Need for Speed , chương trình này sẽ được cung cấp theo yêu cầu—hoàn toàn không phải chờ đợi.