Khi nói chuyện với khách hàng, tôi thường được yêu cầu cho lời khuyên về cách làm thế nào để triển khai RPA nhanh chóng và thành công. Các CEO mong muốn vận hành trên quy mô lớn thường đặt ra ba câu hỏi sau:
-
“Làm thế nào để bắt đầu đúng hướng và mở rộng quy mô nhanh chóng?”
-
“Chúng ta sẽ cần những nguồn lực nào?”
-
“Chúng ta nên tự tổ chức như thế nào để thành công với tự động hóa?”
Để các tổ chức đạt được những lợi ích mong đợi từ các chương trình tự động hóa, điều quan trọng là phải có một chiến lược cho từng câu hỏi ở trên. Những câu hỏi này và nhiều câu hỏi khác cuối cùng sẽ được trả lời thông qua một mô hình vận hành tự động hóa dành riêng cho mỗi tổ chức.
Nói một cách đơn giản, để mở rộng quy mô tự động hóa một cách hiệu quả, bạn cần có một mô hình vận hành tự động hóa.
Mô hình vận hành tự động hóa cung cấp một cái nhìn toàn diện về các quyết định quản lý chương trình được đưa ra, chẳng hạn như vai trò trách nhiệm, quản trị và quản lý cơ sở hạ tầng.
Chúng ta sẽ xem xét một số quyết định quan trọng đó khi bạn xây dựng mô hình vận hành tự động hóa độc đáo của riêng mình trong loạt bài gồm ba phần này. Phần một sẽ giới thiệu bốn giai đoạn mà nhiều tổ chức đã trải qua để đạt được tự động hóa trên quy mô lớn và khám phá câu hỏi “chúng ta nên bắt đầu từ đâu”. Phần hai và ba của loạt bài này sẽ làm rõ thêm từng giai đoạn để xem xét các nguồn lực, điều hành và đề xuất tài trợ cần thiết khi mô hình vận hành tự động hóa trưởng thành.
Bốn giai đoạn tự động hóa
Hầu hết các tổ chức sẽ trải qua bốn giai đoạn trên hành trình tự động hóa. Khi chương trình tự động hóa của công ty chuyển qua các giai đoạn, các thành phần tài trợ, điều hành, nguồn lực tự động hóa và lý do tài trợ cho chương trình đều sẽ thay đổi. Đó cũng là cách mô hình vận hành tự động hóa trưởng thành.
Giai đoạn 1 - Chứng minh
Trong giai đoạn chứng minh, các quy trình ban đầu được xác định để chứng minh giá trị của công nghệ tự động hóa và lý do tài trợ cho chương trình. Thường bắt đầu từ một phòng ban với ít hơn 10 robot nhằm đảm bảo rằng RPA 'hoạt động' tốt trong một môi trường cụ thể. Một số tổ chức có thể mất tới ba tháng trong giai đoạn này trong khi một số khác chuyển sang giai đoạn thử nghiệm nhanh hơn nhiều (đôi khi chỉ trong vài tuần).
Giai đoạn 2 - Thiết lập
Trong giai đoạn này, tập trung vào triển khai nhiều quy trình thường là trong một đơn vị kinh doanh. Giai đoạn này có thể mất ba đến sáu tháng. Có thể có nguy cơ đình trệ vào thời điểm này nếu quy trình chủ yếu được lấy từ một đơn vị kinh doanh và nhận thức về RPA còn hạn chế trong toàn doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu người lãnh đạo của đơn vị không thiết lập và giữ cho đơn vị chịu trách nhiệm tiếp tục tìm kiếm các cơ hội mang lại kết quả kinh doanh lớn với tự động hóa thì việc chứng minh tiềm năng sẽ trở nên khó khăn.
Mô hình hoạt động tự động hóa của mỗi tổ chức sẽ trải qua nhiều lần lặp lại để tiếp cận đúng, chẳng hạn như cơ cấu tổ chức, chiến lược tiếp nhận, quản trị, kiểm soát rủi ro và quản lý thay đổi.
Giai đoạn 3 - Mở rộng
Ở giai đoạn này, mô hình hoạt động được xác định đầy đủ và đưa ra cách tiếp cận tiêu chuẩn cho các đơn vị kinh doanh bổ sung. Giai đoạn này có thể kéo dài từ một đến ba năm vì toàn bộ lợi ích của RPA được hiểu rõ ở cấp cao và nhiều đơn vị kinh doanh bắt đầu tham gia vào quá trình tự động hóa trên quy mô lớn. Ở giai đoạn mở rộng, các chỉ số hiệu suất KPI được xác định và đo lường rõ ràng.
Do các nhà phát triển trong trung tâm tự động hóa xuất sắc (CoE) sẽ tập trung vào các cơ hội ROI cao, nên rõ ràng là để giải quyết nhiều cơ hội tự động hóa đơn giản được cá nhân hóa, tổ chức phải nâng cao kỹ năng cho nhân viên của họ. Nâng cao kỹ năng cho nhân viên bao gồm việc giúp một số nhân viên trở thành nhà phát triển công dân để xây dựng hệ thống tự động hóa cho các nhóm nhỏ, bộ phận tương ứng của họ hoặc cho chính họ.
Giai đoạn 4 - Triển khai quy mô lớn
Ở giai đoạn này, CoE có thể tạo ra các hoạt động tự động hóa tinh vi bằng cách sử dụng kết hợp các công nghệ để phục vụ nhu cầu của khách hàng trong toàn tổ chức. Ý tưởng về 'Robot cho mọi người' đã được khẳng định và được phổ biến khắp doanh nghiệp để hỗ trợ việc áp dụng RPA. Các nhà phát triển công dân đang cung cấp các nhu cầu tự động hóa từ dưới lên, do nhân viên dẫn dắt. Ở giai đoạn triển khai quy mô, nhà tài trợ và điều hành chương trình là CEO hoặc giám đốc tài chính (CFO) và RPA hiện là một trụ cột của các chương trình chuyển đổi số tổng thể .
Những giai đoạn này từ khi bắt đầu đến khi triển khai quy mô toàn doanh nghiệp là những điểm uốn quan trọng mỗi khi phạm vi tự động hóa chuyển tiếp từ bộ phận sang toàn bộ tổ chức.