Trước đây, tôi đã chia sẻ về cách xác định các quy trình phù hợp để tự động hóa, trong phần này trọng tâm sẽ là tạo lộ trình nhiều năm bằng cách thu hút càng nhiều người tham gia vào chương trình càng tốt. Điều quan trọng là phần thu hút các sáng kiến tự động hóa trong mô hình vận hành là tùy chỉnh để phù hợp văn hóa tổ chức và phương pháp tính toán lợi tức đầu tư (ROI).
Tiếp nhận quy trình tự động hóa là cách mà tổ chức của bạn sẽ thực hiện để khám phá và sắp xếp thứ tự ưu tiên các quy trình. Đối với chương trình tiếp nhận, bạn cần xem xét:
-
Làm thế nào bạn có thể tìm nguồn ý tưởng tự động hóa trên toàn tổ chức?
-
Bạn sẽ sử dụng hệ thống xếp hạng nào để chọn một quy trình? Mỗi cơ hội giúp bạn đạt được các mục tiêu kết quả kinh doanh như thế nào?
-
Có bao nhiêu cơ hội tự động hóa đã được gửi nhưng không được đánh giá?
-
Mất bao lâu để đánh giá, phát triển và triển khai một ý tưởng tự động hóa?
-
Tần suất các ý tưởng tự động hóa được đánh giá nhưng cuối cùng không được phát triển là bao nhiêu?
-
Có bao nhiêu cơ hội không xếp hạng đủ cao so với các mục tiêu để được CoE ưu tiên tự động hóa? Làm thế nào để giải quyết những điểm đau của doanh nghiệp (tức là phát triển công dân)?
Mục tiêu là xây dựng lộ trình tự động hóa trong nhiều năm cho hầu hết các bộ phận trong tổ chức. Cách tiếp cận này thường phát triển qua bốn giai đoạn được mô tả trước đó.
Hầu hết các tổ chức bắt đầu với RPA sẽ trải qua giai đoạn chứng minh để thử nghiệm công nghệ với một nhóm ban đầu với các trường hợp sử dụng cụ thể. Tuy nhiên sau khi có những kết quả tích cực ban đầu và thấy được tiềm năng vô tận của tự động hóa, vẫn có nguy cơ trì trệ hoặc thất bại.
Để duy trì tăng tốc tự động hóa, các tổ chức thường sử dụng hai phương pháp để xây dựng một quy trình tự động hóa mạnh mẽ:
1 . Cách tiếp cận từ trên xuống hướng dẫn mức độ ưu tiên của CoE đối với robot không giám sát. Trong mô hình này, các giám đốc điều hành và nhóm kinh doanh thường có các dự án chuyển đổi lớn đặt ưu tiên cho việc đưa tự động hóa vào CoE.
2 . Cách tiếp cận từ dưới lên cung cấp cho nhân viên quyền gửi và tự đánh giá các ý tưởng tự động hóa. Các hoạt động tự động hóa do nhân viên điều khiển này rất quan trọng khi cách khám phá tự động hóa từ trên xuống không đủ để mở rộng quy mô vì một CoE tập trung không thể tự phát triển tất cả các hoạt động tự động hóa cần thiết.
Một khách hàng gần đây cho thấy việc mở rộng quy mô nhanh chóng có thể có tác động đáng kể đến doanh nghiệp như thế nào. Nhà sản xuất công nghệ cao này muốn tăng gấp đôi doanh thu trong khi vẫn giữ số lượng nhân viên ổn định. Để đạt được mục tiêu tăng trưởng doanh thu, họ đã xem RPA như một cách để kiểm soát chi phí hoạt động trong các chức năng bán hàng và hành chính đồng thời tăng đáng kể đầu tư vào nghiên cứu và phát triển.
Khách hàng cũng sử dụng RPA làm nền tảng cho chương trình nâng cao kỹ năng số của họ để hướng tới sự nghiệp vững chắc trong tương lai. Chỉ trong vài tháng sau khi phát triển mô hình vận hành tự động hóa, khách hàng hiện đang vận hành trên quy mô lớn và tự động hóa hơn 30 quy trình mới mỗi tháng. Họ đã đầu tư đáng kể vào việc tiếp nhận quy trình bằng cách tổ chức hơn 40 hội thảo với nhân viên trên toàn cầu, kết quả 200 bot đã được triển khai và dự đoán sẽ tiết kiệm hơn 250.000 giờ làm việc thủ công.
Hơn nữa, bằng cách đầu tư sớm vào mô hình vận hành tự động hóa, CFO rất tin tưởng vào tính chính xác của các bot để đảm nhận 70% các chức năng mà trước đây đang phải thuê ngoài. Điều này mang lại cho nhóm tài chính nhiều quyền kiểm soát hơn đối với việc cải thiện các chỉ số tài chính, chẳng hạn như DSO, để thúc đẩy việc tạo ra giá trị.