Tại Sao Các Doanh Nghiệp Cần Một Chiến Lược RPA
Bắt đầu với một chiến lược
Một khi bạn đưa ra quyết định áp dụng tự động quy trình hóa bằng robot, bạn sẽ khó cưỡng lại việc nhảy ngay vào triển khai, ý nghĩ tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại nhàm chán nhất của bạn thật thú vị! Nhưng chúng tôi ở đây để khuyến khích bạn thực hiện các khoảng nghỉ và bắt đầu tự động hóa bằng chiến lược RPA. Có chiến lược về cách tiếp cận của bạn để triển khai tự động hóa quy trình bằng robot vào các quy trình làm việc sẽ là kế hoạch chi tiết từ giai đoạn khám phá, cho đến chuyển đổi.
1. Chiến lược RPA là gì
Chiến lược RPA là một kế hoạch toàn diện về cách một tổ chức sẽ triển khai RPA vào quy trình làm việc của mình. Việc áp dụng RPA mà không có kế hoạch có chủ đích sẽ dẫn đến sai lệch kỳ vọng, thiếu sót về kỹ năng và các cạm bẫy khác có thể làm mất đi sự thành công của quá trình tự động hóa của bạn. Chiến lược RPA của bạn nên tập trung vào 3 yếu tố chính của doanh nghiệp: con người, quy trình và công nghệ. Điều này sẽ giúp làm sáng tỏ các kỹ năng của nhân viên, nhu cầu của khách hàng, quy trình làm việc và khả năng CNTT của bạn. Kết hợp lại, những yếu tố này thúc đẩy kết quả kinh doanh của bạn.
- 4 Yếu tố cần thiết của Chiến lược RPA
Bây giờ chúng tôi đã xác định rằng con người, quy trình và công nghệ của bạn sẽ giúp định hướng chiến lược của bạn, đã đến lúc thiết lập các thành phần của chiến lược. Bốn yếu tố thiết yếu là cần thiết để đảm bảo kế hoạch tự động hóa của bạn phát huy hết tiềm năng:
Tầm nhìn
Một tầm nhìn rõ ràng sẽ tạo nền tảng vững chắc cho chiến lược RPA của bạn. Điều này sẽ giúp xác định kỳ vọng của bạn về quá trình tự động hóa bằng robot và sắp xếp chúng với đồng nghiệp của bạn. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên tự hỏi: “Chúng ta đang cố gắng đạt được điều gì với RPA?”
Năng lực
Quá trình tự động hóa bằng robot đòi hỏi một số kỹ năng nhất định để thành công. Đó là lý do tại sao các tổ chức cần phải biết các khả năng và hạn chế của năng lực hiện tại của họ. Một câu hỏi quan trọng cần đặt ra trong giai đoạn này là "Những kỹ năng nào cần thiết cho quá trình tự động hóa bằng rô bốt và làm thế nào chúng tôi có thể có được những kỹ năng còn thiếu trong nhóm của mình?"
Tổ chức
Khía cạnh tổ chức của chiến lược RPA đòi hỏi lãnh đạo phải ủy quyền quản lý việc tự động hóa. Các công ty có thể chọn quản lý RPA của họ một cách tập trung ( Trung tâm Xuất sắc ) hoặc phân tán trách nhiệm ( Cơ sở ). Câu hỏi quan trọng nhất cần trả lời là "Ai sẽ quản lý RPA?"
KPI
Trước khi đầu tư vào tự động hóa quy trình bằng robot, các giám đốc điều hành sẽ muốn biết ROI cho RPA. Đây chỉ là một trong những số liệu quan trọng bạn cần đo để xác định sự thành công của chiến lược RPA của bạn. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) sẽ giúp trả lời câu hỏi, “Thành công của RPA sẽ được đo lường như thế nào?”
2. Tại sao bạn cần một chiến lược RPA
Chúng ta đã thảo luận về lý do tại sao bạn nên áp dụng RPA , nhưng bây giờ đã đến lúc tìm hiểu lý do tại sao bạn cần một chiến lược RPA. Bạn cần một chiến lược RPA vì nó sẽ là kế hoạch chi tiết cho toàn bộ hành trình chuyển đổi kỹ thuật số của bạn . Thật dễ dàng để khởi chạy một bot phần mềm duy nhất để hoàn thành một số nhiệm vụ dựa trên quy tắc, nhưng để dự án của bạn thực sự hiệu quả, bạn cần có chiến lược. Đây là lý do tại sao:
Tránh lãng phí thời gian, nguồn lực, tiền bạc
Hãy đối mặt với nó: bạn có thể không phải là một chuyên gia tự động hóa. Điều đó có nghĩa là bạn có thể không biết chính xác cách kết hợp tự động hóa quy trình bằng robot vào quy trình làm việc của mình. Điều này có thể khiến bạn đầu tư thời gian, nguồn lực và tiền mặt quý giá vào một thứ gì đó sẽ không thành công. Việc triển khai RPA ở những nơi không cần thiết hoặc nơi nó không mang lại giá trị cao nhất là một cơ hội lãng phí và lãng phí tiền bạc của bạn. Một chiến lược sẽ giúp xác định đúng nơi tự động hóa sẽ phát triển mạnh và mang lại cho bạn lợi tức đầu tư.
Xác định rõ ràng các mục tiêu và kỳ vọng
Tự động hóa kinh doanh là một triển vọng rất thú vị đối với một doanh nghiệp. Mọi người sẽ có ý tưởng riêng của họ về những gì họ mong đợi từ nỗ lực. Nhưng trừ khi các bạn đến với nhau vì những mục tiêu chung, nếu không thì vẫn còn đó những điều chưa hài lòng. Một chiến lược RPA sẽ mang đến cho mọi người cơ hội để nói, thảo luận và suy nghĩ về hy vọng của họ đối với quá trình tự động hóa. Cuối cùng, chiến lược này phải phản ánh các mục tiêu đã được thống nhất trong toàn công ty.
Quy mô RPA trong tương lai
Khi nói đến tự động hóa kinh doanh, bầu trời là giới hạn. Khả năng mở rộng có thể nằm trong tầm tay bạn nếu bạn kết hợp khả năng mở rộng vào chiến lược RPA của mình. Điều này bao gồm việc thiết lập một nền tảng và năng lực vững chắc, cũng như trao quyền cho toàn bộ tổ chức của bạn để nắm bắt tự động hóa ngay từ đầu. Hãy nhớ rằng: khả năng mở rộng trong tương lai của bạn phụ thuộc vào việc bạn bắt đầu như thế nào và một chiến lược RPA tốt có thể đảm bảo điều đó. Nói về tương lai…
3. Chiến lược RPA dài hạn
Áp dụng tự động hóa quy trình bằng robot là một bước tiến lớn, nhưng chiến lược RPA của bạn sẽ đưa bạn lên những tầm cao hơn. Chiến lược RPA dài hạn của bạn nên kết hợp tư tưởng về chuyển đổi kỹ thuật số: một phong trào sửa đổi các quy trình kinh doanh hiện có để đáp ứng nhu cầu của thời đại kỹ thuật số ngày nay. Khái niệm này đánh dấu sự hình dung lại cách chúng tôi thực hiện công việc và tương tác với khách hàng. Mặc dù tự động hóa quy trình bằng robot là bước đầu tiên để đạt được chuyển đổi số bởi vì nó là một quá trình tự động hóa đơn giản mang lại kết quả tích cực nhanh chóng, nhưng nó mới chỉ là bước khởi đầu.
Để mở rộng tầm nhìn của tự động hóa, cần phải kết hợp nhiều công nghệ chuyển đổi kỹ thuật số hơn. Tự động hóa quy trình thông minh, hay tự động hóa thông minh, hoặc IA tồn tại để đẩy nhanh hành trình chuyển đổi công nghệ. Tự động hóa thông minh là sự kết hợp của RPA với các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), nhận dạng ký tự quang học (OCR), công nghệ nhận thức, thị giác máy tính, v.v. Với sự trợ giúp của tự động hóa thông minh và sử dụng phân tích, chúng ta có thể có các giải pháp tự động hóa các quyết định mang lại sự linh hoạt hơn cho quá trình tự động hóa đầu cuối.
4. Bắt đầu xây dựng chiến lược RPA cho doanh nghiệp của bạn
Chúng tôi biết rằng việc lập chiến lược chắc chắn không thỏa mãn bằng việc chứng kiến rô bốt phần mềm của bạn hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên của nó. Tuy nhiên, như bạn có thể thấy, phát triển một chiến lược RPA là rất quan trọng để tự động hóa của bạn đạt được thành công. Dành thời gian để tìm hiểu các khía cạnh của dự án — tầm nhìn, năng lực, tổ chức và KPI — điều đó sẽ giúp bạn tránh lãng phí thời gian và tiền bạc, xác định mục tiêu và mở rộng chiến lược cho tương lai.