Cho dù lợi ích của RPA có rõ đến mức nào, thì phương pháp triển khai có thể là một khái niệm đầy thách thức đối với nhiều công ty. Mặc dù đã triển khai thành công nhiều công nghệ nhưng triển khai RPA sẽ đòi hỏi nhiều hơn về kiến thức quy trình và cách nhân viên đang thực hiện công việc của họ.
Để triển khai thành công chương trình RPA và gặt hái càng nhiều lợi ích trong toàn bộ tổ chức, các công ty cần có một kế hoạch vận động và truyền thông RPA được xác định rõ ràng bao gồm ba điểm tiếp xúc quan trọng:
-
Hoàn thành nhận thức và có được sự hỗ trợ từ lãnh đạo cấp cao.
-
Vận động các nhà quản lý cơ sở (LOB) và nhân sự chủ chốt trong các bộ phận bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi dự án tự động hóa.
-
Các kế hoạch truyền thông toàn diện, chủ động, hoàn chỉnh với các tài liệu tiếp thị trực quan, để cung cấp cho nhân viên thông tin họ cần, từng bước một.
Chiến lược đúng đắn là rất quan trọng
Phát triển một kế hoạch toàn diện như vậy rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ dự án RPA nào, tuy nhiên nhiều công ty không biết cách tạo ra chúng.
Một chiến lược thành công phải làm tất cả những gì có thể để làm rõ lợi ích của RPA cho nhân viên ở mọi cấp độ trong tổ chức. “Kể toàn bộ câu chuyện” rất quan trọng trong việc xóa bỏ những quan niệm sai lầm phổ biến về RPA và giảm bớt mối lo ngại của nhân viên rằng rô-bốt có thể đến thay thế công việc của họ.
Giao tiếp chủ động cũng sẽ biến những nhân viên hoài nghi thành những người ủng hộ dự án, sẵn sàng và có thể đóng một vai trò rõ ràng trong quá trình triển khai.
Chúng tôi đã xác định được mối tương quan rõ ràng và không thể chối cãi giữa các chiến lược truyền thông nội bộ và thành công chung của một dự án RPA. Cụ thể, những công ty phát triển và thực hiện kế hoạch quản lý thay đổi hiệu quả sẽ thu được kết quả tốt hơn nhiều so với những công ty không thực hiện.
Thực sự không có gì đáng ngạc nhiên vì đây là một bước quan trọng trong việc truyền đạt lợi ích của RPA và giảm bớt mối lo ngại của nhân viên. Hầu hết người lao động chỉ đơn giản là chưa biết nhiều về RPA, điều này có thể dẫn đến quan niệm sai lầm phổ biến rằng công nghệ này sắp cướp đi công việc của họ.
Ở mức tối thiểu, những nhân viên được cung cấp thông tin sai lệch có thể không tin tưởng vào RPA và áp dụng tư duy phòng thủ. Tệ nhất, họ có thể tích cực phản đối dự án và thậm chí tập hợp những người khác ủng hộ quan điểm này. Cả hai đều có thể làm gián đoạn đáng kể toàn bộ quá trình thực hiện. Một trong hai lập trường sẽ góp phần vào việc triển khai RPA không đạt được tiềm năng đầy đủ của nó. Và có thể đặt nó vào nguy cơ tỷ lệ chấp nhận và sử dụng thấp hơn mong đợi, ROI chậm chạp và sự phản đối từ các bộ phận khác trong tổ chức.
Các công ty coi những thách thức này là cơ hội sẽ đạt được nhiều nhất. Ví dụ: phát triển một kế hoạch truyền thông nội bộ toàn diện sẽ giúp ích rất nhiều cho việc giáo dục và trấn an nhân viên. Điều quan trọng cần lưu ý là sự gắn kết của nhân viên. Nghiên cứu đã chứng minh rằng các công ty có nhân viên gắn kết cao sẽ có năng suất cao hơn 22% so với những công ty không có.