Các chương trình phát triển công dân đang tái tạo lại nơi làm việc, tạo ra những tình huống đôi bên cùng có lợi, trong đó người sử dụng lao động đạt được năng suất cao hơn và nhân viên tận hưởng được công việc thú vị hơn. Nhưng các chương trình phát triển công dân hoạt động tốt không phải tự nhiên mà có – chúng đòi hỏi phải lập kế hoạch và hỗ trợ có chủ ý để có hiệu quả.
Một số doanh nghiệp bao gồm META, ConocoPhillips, SOCAR Thổ Nhĩ Kỳ và Wesco, đã đạt được kết quả ấn tượng thông qua chương trình phát triển công dân. Mặc dù mỗi chương trình là duy nhất nhưng chúng có chung những đặc điểm có thể cung cấp kế hoạch chi tiết cho những doanh nghiệp khác hướng tới thành công tương tự.
Mọi loại hình phát triển công dân đều có thể gia tăng giá trị
Một nhà phát triển công dân là người dùng doanh nghiệp không có kinh nghiệm viết code nhưng với sự đào tạo và hỗ trợ phù hợp, có thể tạo giải pháp công nghệ. Thuật ngữ này xuất hiện hơn một thập kỷ trước khi các nhà phân tích của Gartner, như được nhà văn John K. Waters lưu ý, tuyên bố rằng “Bây giờ tất cả chúng ta đều là nhà phát triển”.
Nhưng vai trò của nhà phát triển công dân khác nhau giữa các công ty. Một số, như META, có lực lượng lao động kỹ thuật cao có thể xử lý các vấn đề tự động hóa nâng cao, trong khi lực lượng lao động của các công ty khác yêu cầu các công cụ đơn giản hơn và không cần mã. Tại phiên FORWARD VI, Colton Phillips đã định nghĩa các nhà phát triển công dân là “bất kỳ ai sử dụng một công cụ bên để xây dựng giải pháp cho chính họ hoặc cho người khác.”
Cuối cùng, các nhà phát triển công dân thuộc mọi loại đều có thể tạo ra tác động thực sự, bất kể kỹ năng kỹ thuật của họ như thế nào. Chìa khóa dành cho các nhà lãnh đạo là thiết kế một chương trình phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty và nhân viên của họ.
ConocoPhillips và SOCAR Thổ Nhĩ Kỳ đã tạo ra các chương trình phát triển công dân thành công như thế nào
Mặc dù lợi ích của các chương trình phát triển công dân có xu hướng giống nhau giữa các công ty, nhưng lý do bắt đầu của họ có thể rất khác nhau. Tại SOCAR Thổ Nhĩ Kỳ, một công ty dầu khí, trung tâm xuất sắc về tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) (CoE) đã hoạt động hết công suất và họ cần một cách để mở rộng sản lượng tự động hóa của mình. Theo Burcu Alkan, Giám đốc Nhóm Chuyển đổi tại SOCAR Thổ Nhĩ Kỳ, công ty cần “thay đổi trò chơi tự động hóa của mình một chút” và nhận ra rằng “chương trình phát triển công dân là lựa chọn tốt nhất”.
Ngoài nhu cầu về công suất lớn hơn, SOCAR Thổ Nhĩ Kỳ nhận ra rằng “các chức năng kinh doanh [cần] tìm ra tiềm năng tự động hóa của riêng họ”, vì cách tiếp cận từ trên xuống hiện tại không khuyến khích các nhóm riêng lẻ khám phá các cơ hội tự động hóa của riêng họ. Ngoài ra, hoạt động phát triển công dân sẽ phân cấp chuyên môn về tự động hóa, phổ biến kiến thức đó trong toàn tổ chức thay vì chỉ trong nhóm chuyển đổi kỹ thuật số.
Đối với ConocoPhillips, trọng tâm là hỗ trợ tiềm năng cho hàng nghìn hoạt động tự động hóa nhỏ trong toàn bộ tổ chức của mình. Mặc dù những cải tiến nhỏ không mang lại tác động đáng kể cho doanh nghiệp nhưng nhìn chung chúng đã khiến nhân viên trong toàn công ty hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn. Phillips cho rằng phần lớn thành công này là nhờ UiPath StudioX. Ông mô tả nó là “một công cụ rất mạnh mẽ, rất dễ sử dụng và do đó các nhà phát triển công dân của chúng tôi rất dễ tiếp cận”. Phillips cũng xác định UiPath Task Capture có tác động đặc biệt, đặc biệt là trong bộ phận tài chính và thương mại của công ty.
Hơn nữa, tại các tổ chức lớn như ConocoPhillips, các nhóm chịu trách nhiệm chạy tất cả các loại báo cáo hàng tuần. Những nhiệm vụ tẻ nhạt, đơn điệu này thường liên quan đến việc lấy dữ liệu từ trang web hoặc bảng tính, định dạng lại dữ liệu theo một cách cụ thể và gửi dữ liệu cho ai đó hoặc tải dữ liệu lên công cụ nghiệp vụ thông minh.
May mắn thay, quy trình chạy báo cáo thủ công sẽ trở thành một ứng cử viên tự động hóa lý tưởng. Tại ConocoPhillips, các nhà phát triển công dân trên toàn công ty đã tạo ra các bot có thể tạo và gửi các báo cáo này, giúp họ tiết kiệm được hàng giờ mỗi tuần.
Nhưng Phillips đã giải thích cách các nhà phát triển công dân đạt được nhiều thứ hơn là chỉ thời gian thông qua quá trình tự động hóa của họ:
Thậm chí không cần xây dựng hệ thống tự động hóa, [các nhà phát triển công dân] vẫn có thể hình dung nhiệm vụ, công việc của họ theo cách mà trước đây họ chưa thể làm được. Vì vậy, bây giờ họ đã có tài liệu cập nhật, họ đã tái cấu trúc các quy trình và thực sự hiểu rõ hơn về mục đích công việc của họ đối với công ty và cách nó phù hợp với [mục tiêu] lớn hơn.
Colton Phillips, Trưởng nhóm Phát triển Công dân, ConocoPhillips
Sự phát triển của công dân dẫn đến kết quả kinh doanh có tác động tại META và Wesco
Tất cả những nỗ lực khó khăn để thiết lập và vận hành các chương trình phát triển công dân của họ đã được đền đáp cho META và Wesco theo một số cách.
Đạt được nhiều hơn bằng cách tối ưu hóa các nguồn lực hiện có tại META
Danilo Barbosa, Giám đốc Chuyển đổi Kỹ thuật số tại META, nhớ lại một số thời điểm thử thách tại công ty đòi hỏi mọi người phải suy nghĩ sáng tạo để trở nên hiệu quả hơn với ít vốn đầu tư hơn. Phát triển công dân ngay lập tức được xác định là một cách để đạt được mục tiêu này.
Trong hai nhóm nhà phát triển công dân đầu tiên, META đã đạt được hơn 20 công cụ tự động hóa mới trên bảy nhóm kinh doanh. Bất chấp những điều chỉnh về ngân sách, họ vẫn có thể tránh được mọi gián đoạn hỗ trợ khách hàng.
Lợi ích không dừng lại ở đó—Barbosa lưu ý rằng sự hài lòng cao hơn của nhân viên là một trong những kết quả quan trọng nhất từ nỗ lực phát triển công dân của họ. Nhiều CoE tự động hóa nhận thấy họ không thể đáp ứng mọi yêu cầu tự động hóa do hạn chế về năng lực và cần ưu tiên các dự án có đủ giá trị doanh nghiệp. Tại META, việc cho phép các cá nhân tạo ra các công cụ tự động hóa không làm giảm chi phí của doanh nghiệp đã khiến công việc của họ bớt tẻ nhạt và thú vị hơn.
Hình ảnh: Danilo Barbosa, Giám đốc chuyển đổi kỹ thuật số tại META, phát biểu trên sân khấu tại UiPath FORWARD VI. Truy cập bản ghi phiên.
Điều hướng cuộc khủng hoảng chuỗi cung ứng tại Wesco
Maxim Ioffe, Giám đốc Tự động hóa thông minh toàn cầu tại Wesco, kể lại rằng “mắc kẹt giữa cuộc khủng hoảng chuỗi cung ứng liên quan đến COVID” là khoảng thời gian khó khăn đối với công ty của ông.
Để vượt qua khủng hoảng, Wesco đã yêu cầu các nhà phát triển công dân của mình tạo ra các bot có thể lấy dữ liệu của nhà cung cấp cho biết các sản phẩm cụ thể nằm ở đâu trong chuỗi cung ứng tại bất kỳ thời điểm nào. Sau đó, họ có thể tải dữ liệu này vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và giúp khách hàng có được sản phẩm họ cần, cải thiện cả hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của khách hàng.
Chúng tôi coi mọi nhà phát triển công dân đều là đại sứ tự động hóa. Chúng tôi đang nghĩ về một nhà phát triển công dân không phải là một người sắp trở thành một lập trình viên chuyên nghiệp mà là một người có thể lập trình những điều cơ bản—nhưng quan trọng nhất là có thể xác định các trường hợp sử dụng và quảng bá chương trình của chúng tôi. Chúng tôi trao cho họ quyền sở hữu và coi họ là động lực chính dẫn đến thành công của chương trình.
Maxim Ioffe, Giám đốc Tự động hóa thông minh toàn cầu, Wesco
Các yếu tố cần thiết cho một chương trình phát triển công dân thành công
Vì vậy, làm thế nào bạn có thể theo bước các công ty này và tạo điều kiện thuận lợi cho chương trình nhà phát triển công dân thành công của riêng bạn? Các chi tiết cụ thể phụ thuộc vào từng công ty và ngành của bạn, nhưng có một số chủ đề tổng thể cần lưu ý:
Tập trung vào đào tạo và phát triển
Như Ioffe đã nói, “các nhà phát triển công dân sẽ không bước ra khỏi rừng và nói, ‘Này, tôi đã sẵn sàng. Đi huấn luyện tôi đi. Đi giúp tôi đi.' Bạn phải bằng cách nào đó thu hút họ.”
Chúng ta thấy rằng các chương trình phát triển công dân được thực hiện tốt đều tập trung chủ ý vào đào tạo và hỗ trợ. Làm như vậy sẽ cung cấp một khuôn khổ để nhân viên mới trở thành nhà phát triển công dân, thiết lập các biện pháp thực hành tốt nhất về tự động hóa và cung cấp tài nguyên để mọi người đặt câu hỏi.
Ioffe và nhóm tự động hóa tại Wesco cung cấp hỗ trợ trực tiếp theo giờ hành chính và trực tiếp để giúp các nhà phát triển công dân trở nên thoải mái với tự động hóa và tối đa hóa hiệu quả của họ. Họ cũng sử dụng Trung tâm tự động hóa UiPath để tiếp nhận các ý tưởng tự động hóa, đo lường ROI của họ và xác định xem liệu chúng sẽ được CoE hay nhà phát triển công dân xây dựng:
Chúng tôi cố gắng đảm bảo rằng mọi ý tưởng tự động hóa xuất phát từ hiện trường đều được nắm bắt. Và nếu bạn là một nhà phát triển công dân muốn xây dựng nó thì điều đó thật tuyệt vời. Hãy tiếp tục và xây dựng nó. Nếu bạn là một nhà phát triển công dân muốn đóng góp bằng cách cung cấp các ý tưởng nhiều hơn là thực hiện nó thì điều đó cũng tốt.
Maxim Ioffe, Giám đốc, Tự động hóa thông minh toàn cầu, Wesco
Bất kỳ ai trong số hơn 20.000 nhân viên của Wesco đều có thể gửi ý tưởng tự động hóa thông qua Automation Hub.
Cung cấp hỗ trợ phù hợp
Các chương trình phát triển công dân hoạt động tốt cần có sự hỗ trợ liên tục từ tổ chức. Đối với Alkan và SOCAR Thổ Nhĩ Kỳ, hỗ trợ phù hợp có nghĩa là có các thành phần tự động hóa có thể tái sử dụng, quản trị đầy đủ và các phiên họp trực tiếp khi cần.
Tôi cần cảm ơn những người bạn của chúng tôi từ UiPath. Họ rất hữu ích trong việc xây dựng mô hình [phát triển công dân] này. Trước tiên, chúng tôi bắt đầu bằng việc xác định mô hình quản trị—chúng tôi xác định những gì chúng tôi mong đợi từ các nhà phát triển, những gì chúng tôi mong đợi từ các chức năng, những gì chúng tôi mong đợi từ nhóm kỹ thuật số và những gì chúng tôi mong đợi từ các nhà điều hành. Sau khi xác định xong, vấn đề chỉ là làm theo những gì chúng tôi đã xác định để…tiếp tục chương trình [thành công].
Burcu Alkan, Giám đốc Nhóm Chuyển đổi, SOCAR Thổ Nhĩ Kỳ
Tại Wesco, CoE hợp tác với các đồng nghiệp trong lĩnh vực CNTT và các đơn vị kinh doanh khác nhau để thiết lập cơ cấu quản trị nhằm thúc đẩy sự phát triển thông minh, có kỷ luật, đồng thời vẫn khuyến khích tinh thần đổi mới của các nhà phát triển công dân.
CoE cũng sắp xếp để các nhà phát triển chuyên nghiệp của mình hỗ trợ các nhà phát triển công dân trong các dự án của họ, trả lời bất kỳ câu hỏi nào về UiPath Studio và tinh chỉnh các hoạt động tự động hóa để phù hợp với sản xuất.
Đọc thêm về cách Wesco và SOCAR Thổ Nhĩ Kỳ đã tạo ra các chương trình nhà phát triển công dân thành công và có thể mở rộng trong sách điện tử “Nhà phát triển công dân: Những câu chuyện thực tế về dân chủ hóa đổi mới”. Cuốn sách điện tử này cũng bao gồm các phương pháp hay nhất về phát triển công dân từ Amazon, Carlsberg, Takeda và những gã khổng lồ trong ngành khác.
Yêu cầu bản sao sách điện tử của bạn.
Bạn có thể đạt được gì thông qua phát triển công dân?
Kết quả mà các công ty như META, SOCAR Thổ Nhĩ Kỳ, Wesco và ConocoPhillips có thể đạt được thông qua phát triển công dân là rất ấn tượng, nhưng vẫn còn rất nhiều tiềm năng ở ngoài kia. Hầu hết các công ty và ngành công nghiệp vẫn đang ở giai đoạn đầu của chương trình, nếu họ đã bắt đầu.
Hành trình của mỗi công ty là khác nhau, nhưng có một điều chắc chắn—khi được thực hiện đúng, sự phát triển của công dân sẽ mang lại lợi ích cho tất cả những người tham gia.