Trong thời đại mà hiệu quả, nhanh chóng và chính xác là điều tối quan trọng, tính năng tự động hóa được hỗ trợ bởi AI nổi lên như một giải pháp đột phá cho những thách thức mà các tổ chức khu vực công phải đối mặt. Việc kết hợp AI trong không gian làm việc không chỉ giúp hợp lý hóa các quy trình mà còn tăng đáng kể năng suất, độ chính xác và hiệu quả, cách mạng hóa cách thức hoạt động của các tổ chức khu vực công. Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ đi sâu vào quá trình chuyển đổi của một số tổ chức lớn của liên bang và Bộ Quốc phòng (DoD) và khám phá sự thay đổi đáng kể từ tự động hóa dựa trên quy tắc truyền thống sang tự động hóa dựa trên AI và máy học (ML).
Giảm đáng kể thời gian và chi phí xử lý
Viktar Zherdetski, Giám đốc Công nghệ tại Anika Systems nhớ lại giai đoạn đầu khi ông làm việc với các hệ thống tự động hóa dựa trên quy tắc (trước đây là lựa chọn tiêu chuẩn cho hầu hết các cơ quan liên bang). Tuy nhiên, rõ ràng là tự động hóa truyền thống có những hạn chế của nó. Các quy trình thủ công bao gồm làm việc với các nhà cung cấp bên thứ ba, hậu cần chi tiết và kiểm tra chất lượng tốn nhiều công sức rõ ràng là không bền vững.
Theo Zherdetski, sự ra đời của AI và ML đã mang lại một sự chuyển đổi lớn:
-
Giảm 90% thời gian dành cho việc xử lý tệp âm thanh
-
Chi phí hoạt động đã được cắt giảm 70% nhờ giảm sự phụ thuộc vào nhà cung cấp bên thứ ba
-
Việc kiểm tra chất lượng trở nên hiệu quả hơn 60% nhờ hệ thống tự động phát hiện những khác biệt mà quá trình kiểm tra của con người đã bỏ sót
Tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian
Jeff Haberman, Giám đốc Kế hoạch và Ngân sách tại Summit2Sea Consulting chia sẻ sự tham gia của ông với DoD đã mang đến những thách thức khác nhau nhưng không kém phần quan trọng. Chuyển đổi từ một hệ thống truyền thống, trong đó xử lý một tài liệu mất 15-20 phút, việc đưa AI và ML vào các hệ thống tự động hóa hiện có đã mang lại một sự thay đổi mới mẻ.
Haberman: "Chúng tôi đã giảm thời gian xử lý từ 15 phút xuống còn ba phút một cách đáng kinh ngạc." Hiệu quả như vậy là yếu tố thay đổi cuộc chơi đối với DoD, đặc biệt là trong thời kỳ cao điểm.
Kết quả bao gồm:
-
Thời gian xử lý giảm từ 15 phút xuống còn 3 phút cho mỗi tài liệu—giảm tới 80%
-
Hiệu suất giao dịch hàng ngày tăng 50%, giúp quản lý khối lượng giao dịch cao hơn một cách hợp lý
-
Tính toán hàng năm tiết kiệm được 10.000 giờ nhân viên bằng cách chuyển các công việc nhàm chán sang hệ thống tự động
Trong bối cảnh công nghệ không ngừng phát triển, Zherdetski đã chia sẻ một chỉ thị hấp dẫn dành cho các tổ chức. "Chúng ta phải liên tục và liên tục tìm kiếm cơ hội để tự động hóa" ông nhận xét, nhấn mạnh tầm quan trọng của cách tiếp cận chủ động và cập nhật trong môi trường công nghệ phát triển nhanh chóng của chúng ta.
Nhưng ngoài việc chỉ áp dụng đổi mới, Zherdetski còn nêu bật bản chất của văn hóa tổ chức. Một môi trường mà mọi thành viên không chỉ cảm thấy được hòa nhập mà còn thực sự có giá trị là điều quan trọng để chuyển đổi hiệu quả. Khi chúng tôi chuyển đổi từ các khái niệm đơn thuần sang thực thi hữu hình, rõ ràng là chiến lược tự động hóa toàn diện được hỗ trợ bởi AI là điều cần thiết.
Haberman cũng cung cấp những hiểu biết sâu sắc có giá trị cho các cơ quan sẵn sàng bắt tay vào hành trình của họ với các quy trình AI dựa trên tài liệu. Rút kinh nghiệm từ bản thân, ông nhấn mạnh vai trò quan trọng của cơ sở hạ tầng CNTT vững mạnh.
Việc chuẩn bị sẵn môi trường cho nhóm của bạn là điều tối quan trọng. Chúng tôi đã hợp tác chặt chẽ với các bộ phận CNTT của mình để tạo ra môi trường cần thiết cho những người điều phối và trung tâm AI của chúng tôi, mở rộng quy mô sau khi các nguyên mẫu của chúng tôi được xác thực.
Jeff Haberman, Giám đốc Kế hoạch và Ngân sách, Summit2Sea Consulting
Haberman nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của sức mạnh tổng hợp của nhóm, nhấn mạnh rằng mặc dù cần có những nhà vô địch cá nhân, nhưng nỗ lực tập thể mới thực sự thúc đẩy quá trình chuyển đổi thành công.
Sự chậm trễ và trục trặc là không thể tránh khỏi khi toàn bộ nhóm không tham gia. Khuyến nghị của ông là hãy bắt đầu từ quy mô nhỏ, chứng minh tính hiệu quả của các hệ thống mới và dần dần tạo dựng niềm tin. "Hiển thị giá trị ở quy mô nhỏ hơn, sau đó phóng to những kết quả đó khi bạn mở rộng" anh ấy đề nghị.
Kinh nghiệm của Zherdetski và Haberman nhấn mạnh tiềm năng và tầm quan trọng của tự động hóa do AI hỗ trợ trong khu vực công. Câu chuyện của họ là minh chứng cho thấy rằng với những công cụ và tư duy phù hợp, khả năng là vô hạn.
Trong thời gian giới hạn, bạn có thể truy cập các bản ghi phiên UiPath AI Summit 2023. Đăng ký một lần để có quyền truy cập thuận tiện, theo yêu cầu vào phiên thảo luận nhóm, bài phát biểu quan trọng của khu vực công, v.v.