Tổng quan về Chiến lược và lộ trình RPA
Các dự án RPA ngày nay đang thất bại vì mọi người đang cố gắng áp dụng tự động hóa RPA vào quy trình mà không hề biết quy trình của họ cần gì và mức độ tự động hóa được yêu cầu trong đó. Mọi người đang làm việc trong lĩnh vực công nghệ đều biết rằng mọi thứ luôn thay đổi và di chuyển nhanh chóng. Và khi triển khai RPA chúng ta không nên nhảy cóc.
Các nhà lãnh đạo phải hiểu cách thức và lý do đằng sau RPA. Chiến lược RPA thành công yêu cầu một số bảo trì để đảm bảo rằng các quy trình đang được thực thi đúng cách. Các tổ chức nên thực tế về sự phức tạp của các hoạt động của họ. Nếu quy trình cực kỳ phức tạp và cần có sự can thiệp của con người, thì đó không phải là quy trình phù hợp cho RPA. Quy trình xuất sắc là nơi công việc được:
- Thực hiện độc lập
- Một quy trình ổn định và rõ ràng
- Dựa trên quy tắc
RPA là một cách hiệu quả để có được độ chính xác trong việc thực hiện thành công một nhiệm vụ. Taken From Article, xây dựng RPA Center of Excellence
Các dự án RPA đang thất bại ở đâu và do đâu?
Nếu quy trình này không ổn định, thì chúng ta phải kiểm tra. Nếu nó đang hoạt động trong một môi trường luôn thay đổi và vẫn cho kết quả chính xác. Nếu việc ra quyết định liên quan đến từng trường hợp cụ thể, thì bạn cần có sự tham gia của con người. RPA chỉ tốt khi làm theo các hướng dẫn mà chúng ta cung cấp và không tự đưa ra phản ứng với các sự kiện bất ngờ.
Vì vậy, chúng ta có thể muốn thấy sự phát triển của các use case khi nó được triển khai với các công nghệ nhận thức. RPA bị dừng khi gặp các tình huống mà nó không được đào tạo hoặc hướng dẫn. Nếu bất kỳ dự án RPA nào cần làm cho quy trình hiệu quả hơn mà không có chiến lược rõ ràng về cách sử dụng RPA, sẽ có nguy cơ nó trở thành một chức năng kinh doanh độc lập - có một bức tranh rõ ràng về việc sử dụng phần mềm RPA để nó có thể đáp ứng nhu cầu tập thể. RPA là một công cụ . Nó không phải là giải pháp 'đi tới' cho mọi vấn đề.
Con người vẫn cần phải quản lý kỳ vọng. Đưa con người ra khỏi quy trình sẽ dẫn đến những thách thức RPA mà bạn phải đối mặt sau này. RPA hoạt động tốt nhất khi các quy trình lặp đi lặp lại và không yêu cầu sự phán xét của con người. RPA không dành cho những quy trình mà bạn cần sự can thiệp của con người để hoàn thành nhiệm vụ. Việc triển khai RPA sẽ suôn sẻ và có nhiều khả năng mang lại kết quả tốt hơn nếu các quy trình đã trải qua quá trình lựa chọn sử dụng CNTT, nhóm kinh doanh và nhóm RPA.
RPA là một phần của quá trình tự động hóa liên tục, bắt đầu với các tác vụ cơ bản, cục bộ và mở rộng sang tự động hóa thông minh, toàn doanh nghiệp được hỗ trợ bởi ML và AI. Lấy từ bài báo, Mở rộng quy mô RPA để tự động hóa quy trình trong một tổ chức
Tại sao các dự án RPA thất bại?
Những lý do chính khiến các dự án RPA bị thất bại:
Quy trình lựa chọn không đúng. Nghiên cứu đã cho chúng ta biết rằng việc lựa chọn quy trình không đúng là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại. Trong khi chúng tôi đang chọn một dự án, chúng tôi cũng phải suy nghĩ về hậu quả của nó. Quy trình không ổn định. Đầu vào không có cấu trúc. Trong những trường hợp như vậy, đó không phải là quy trình phù hợp để tự động hóa. Nếu chúng ta có thể tự động hóa một quy trình với sự trợ giúp của RPA, điều đó không có nghĩa là chúng ta nên tự động hóa nó.
Chìa khóa cho một chiến lược RPA thành công là gì?
Dự án có thể thất bại nếu trường hợp kinh doanh không được xác định rõ ràng hoặc không được tuyên truyền tốt. Việc ưu tiên chưa được đưa ra cho đúng quy trình vào đúng thời điểm. Mục đích chính của việc triển khai dự án RPA là để vận hành doanh nghiệp hoạt động trôi chảy và hiệu quả hơn. Vì vậy, chúng ta cần một chiến lược để xem RPA sẽ được triển khai và sử dụng như thế nào. Nếu chúng tôi có một tầm nhìn rõ ràng về việc sử dụng RPA, đảm bảo rằng phần mềm phù hợp sẽ được chọn để đáp ứng nhu cầu của nhiều người.
Công nghệ nhận thức mở rộng phạm vi tiếp cận của RPA. Lấy từ bài viết: Tự động hóa quy trình bằng robot nhận thức (RPA)
Một yếu tố nữa có thể dẫn đến RPA thất bại là không nhận thức được từ các bên liên quan. Hoặc sự hỗ trợ từ các bên liên quan như CEO, Ở giai đoạn đầu của dự án. Các nhóm kinh doanh quản lý các dự án RPA. Không robot nào có thể chạy mà không có máy tính, tài khoản người dùng hoặc quyền truy cập vào yêu cầu. Nếu không có sự hỗ trợ của họ, bạn có thể thấy khó khăn hơn khi chạy một dự án RPA.
Con người: Nội bộ và Bên ngoài
Sự tham gia không đầy đủ của các bên liên quan. Đối tác triển khai RPA không có nhiều kỹ năng để tự động hóa, hoặc ít kinh nghiệm có thể dẫn đến thất bại. RPA hoạt động tốt khi các quy trình lặp đi lặp lại và không yêu cầu sự đánh giá của con người. Ngay cả quy trình vượt qua các tiêu chí cũng là 'ứng cử viên' tốt nhất cho tự động hóa. RPA làm theo hướng dẫn rất tốt, nhưng không giỏi trong việc tự phản ứng với các sự kiện bất ngờ. Đưa người dùng ra khỏi quy trình thông qua việc triển khai RPA có thể sẽ dẫn đến những thách thức về hoạt động sau này. Vẫn cần có sự can thiệp của con người để quản lý các trường hợp ngoại lệ. Người dùng phải có mặt để giúp giải quyết những ngoại lệ này. Họ phải có kiến thức tốt về RPA và phải thích ứng để thay đổi theo nhu cầu.
Các chiến lược chính để triển khai RPA là gì?
Chuẩn bị tốt là chìa khóa để thực hiện thành công. Các tổ chức mong muốn triển khai thành công RPA trong toàn tổ chức của họ phải nhìn về phía trước và điều chỉnh các mục tiêu kinh doanh phù hợp với các ràng buộc của tổ chức như quy tắc, chính sách và thủ tục. Một số quy tắc cơ bản để triển khai RPA như sau
Đúng quy trình nghiệp vụ
Các quy trình phức tạp cần sự can thiệp của con người nhiều hơn dẫn đến tự động hóa không thành công và các quy trình đòi hỏi nhiều hoạt động nghiệp vụ hơn, vì vậy hãy lưu ý khi chọn quy trình phù hợp cho tự động hóa quy trình bằng rô-bốt. Các quy trình chính xác có thể giống như thao tác dữ liệu, trích xuất dữ liệu, các quy trình tương tác UI liên tục và lặp đi lặp lại có thể được tự động hóa.
Sự lựa chọn đúng đắn của công cụ RPA
Phải có công cụ chính xác để triển khai RPA. Các công cụ RPA như UIpath, Blue Prism, Tự động hóa mọi nơi được sử dụng để triển khai tự động hóa RPA, mỗi công cụ đều có thông số kỹ thuật chính để triển khai. Vì vậy, việc lựa chọn đúng công cụ là điều bắt buộc.
Quy trình tài liệu có tổ chức
Quy trình sắp được tự động hóa phải được ghi chép đầy đủ bao gồm tất cả các yêu cầu và quy trình hiện trạng, quy trình tự động, các lỗi trong tương lai của quy trình kinh doanh đó và quy trình này phải được cả nhóm kinh doanh và nhóm CNTT chấp thuận.
Thời gian là tiền bạc
Các tổ chức đang áp dụng RPA vì Bot mất ít thời gian hơn để thực hiện quy trình so với con người với nhiều lỗi xử lý hơn, vì vậy quy trình tự động phải giảm từ 40 - 50% thời gian so với con người.
Nhà phát triển bot
Trong khi sử dụng các giải pháp phát triển RPA, các Tổ chức phải chọn đúng nhà phát triển biết các phương pháp hay nhất về RPA và biết cách quản lý quy trình, đồng thời nhà phát triển phải hiểu quy trình kinh doanh trước khi phát triển.
một thiết kế công cụ phần mềm để thực hiện quy trình thủ công của Con người thành tự động hóa để thực hiện một nhiệm vụ phức tạp khác. khám phá về Mô hình quản trị RPA với các phương pháp hay nhất thông qua CoE
Các yếu tố chính của chiến lược RPA là gì?
Năm yếu tố thiết yếu của chiến lược RPA
- Các quy trình RPA nên được nhắm mục tiêu chiến lược.
- Thiết lập sự hợp tác giữa doanh nghiệp và CNTT.
- Tạo ra một nhà vô địch RPA và một trung tâm chuyên môn về công nghệ.
- Quản lý RPA.
- Mua phần mềm giám sát RPA.
Tại sao Doanh nghiệp yêu cầu RPA?
Yêu cầu cơ bản của việc triển khai RPA ở cấp độ doanh nghiệp là thu hút nhân viên vào công việc mang tính chiến lược hơn thay vì chỉ điền thông tin, gửi email cả ngày và các công việc lặp đi lặp lại nhàm chán khác. Quá trình này có thể được tự động hóa như sau.
- Đăng nhập vào bất kỳ ứng dụng nào: Việc đăng nhập vào nhiều trang web sẽ khiến nhân viên mất nhiều thời gian. RPA bot có thể đăng nhập vào tất cả các trang web đó trong hệ thống. Khi đó, nhân viên có thể làm những công việc khác của mình.
- Sao chép và dán dữ liệu: Việc sao chép và dán dữ liệu liên tục từ excel này sang excel khác hoặc lấy dữ liệu từ email sang excel chiếm rất nhiều thời gian của nhân viên. RPA bot có thể làm điều đó với ít thời gian hơn và độ chính xác cao hơn.
- Di chuyển tệp và thư mục: Sao chép tệp này sang thư mục khác và từ nơi này sang nơi khác là công việc tẻ nhạt nhất đối với con người. Chúng tôi có thể tự động hóa quy trình này bằng công nghệ RPA.
- Nội dung có cấu trúc và bán cấu trúc từ PDF, giấy tờ, biểu mẫu và e-mail được trích xuất và xử lý: RPA cũng có thể trích xuất dữ liệu từ email và PDF cũng như tài liệu, biểu mẫu và dữ liệu có cấu trúc khác.
Ví dụ: Phân tích nghỉ phép hàng tháng của nhân viên và đưa ra kết quả phân tích thanh toán rằng nhân viên có bị mất Lương hay không ở định dạng tài liệu.
- Đọc và ghi vào cơ sở dữ liệu: Dữ liệu nhân viên được lưu trong cơ sở dữ liệu. RPA bot có thể trích xuất dữ liệu nhân viên chi tiết từ cơ sở dữ liệu của nhân viên và lưu thông tin trong tài liệu, tệp excel, v.v.
- Tính toán: Tính toán phân tích với logic và cung cấp kết quả theo yêu cầu cũng có thể được tự động hóa thông qua RPA.
- Mở email và tệp đính kèm: Mở từng email và lưu tệp đính kèm vào một thư mục có thể tốn nhiều thời gian nên RPA có thể thực hiện quy trình này trong thời gian ngắn hơn với kết quả tốt hơn.
Triển khai RPA vào năm 2023?
- RPA đến SPA (Tự động hóa quy trình thông minh)
Tự động hóa quy trình bằng robot sẽ trở thành tự động hóa quy trình thông minh khi nó tích hợp với AI và ML. Các công ty RPA đang nghiên cứu việc hợp nhất này để tự động hóa tốt hơn.
- RPA bot Độc lập hơn
Một số bot RPA yêu cầu sự đồng bộ hóa của con người để có kết quả phân tích tốt hơn, các công ty RPA đang nghiên cứu chúng và tạo ra các bot không giám sát cho lực lượng lao động của con người, vì vậy họ sẽ chỉ thấy kết quả.
- RPA dưới dạng Dịch vụ
Một số tổ chức cung cấp dịch vụ cho bot RPA như quản lý bot trên nền tảng của họ cho khách hàng của họ và cải thiện chất lượng cũng như dịch vụ của bot.
Chiến lược RPA toàn diện
Khả năng mở rộng không chỉ giới hạn ở việc lưu trữ mà quan trọng hơn là để duy trì, quản lý và kiểm soát các quy trình. Các tổ chức mở rộng quy mô các chương trình của họ, việc duy trì và quản lý các hoạt động tạo ra một động lực mới mà tổ chức sẽ không có kinh nghiệm trong quá khứ. Vấn đề về khả năng mở rộng rất phức tạp và đòi hỏi nỗ lực phối hợp từ khắp nơi trong doanh nghiệp để đánh giá. Một giải pháp thay thế cho RPA phải được khám phá trước tiên. Các quy trình có khả năng sử dụng dữ liệu khách hàng, tác động đến quyền riêng tư cũng như bảo mật thông tin nhạy cảm có thể trở nên rất rõ ràng. Việc không đầu tư vào đúng công cụ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của hành trình tự động hóa của một tổ chức. Nó sẽ dẫn đến sự lãng phí thời gian, công sức mà bạn đã đầu tư vào dự án đó.
- Tìm hiểu thêm về " Kiến trúc và công cụ " Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt
- Nhấp để khám phá thêm về Tự động hóa quy trình thông minh so với RPA
- Khám phá các trường hợp sử dụng RPA tốt nhất trong các ngành