Nếu doanh nghiệp của bạn giống như hầu hết các doanh nghiệp khác, trong vòng 5 đến 10 năm tới, bạn sẽ hoạt động với sự kết hợp giữa con người và nhân viên ảo (rô-bốt phần mềm hoặc “chương trình”). Điều này là do sự tiến bộ nhanh chóng của Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và tự động hóa thông minh (IA). Theo Gartner , doanh thu phần mềm RPA toàn cầu được dự đoán sẽ đạt 2,5 tỷ USD vào năm 2022, tăng 19,5% so với năm 2021. Dự kiến sẽ tiếp tục tăng trưởng ở mức hai con số cho đến năm 2024.
Nếu bạn đang theo xu hướng với phần còn lại của thế giới, rất có thể bạn sẽ xây dựng được một trung tâm xuất sắc RPA (CoE). CoE đảm bảo bạn tận dụng tối đa lực lượng lao động tích hợp giữa người và máy của mình. Trên thực tế, khi bạn đạt đến một khối lượng tự động hóa RPA nhất định trong tổ chức của mình, RPA CoE có thể giúp đảm bảo thành công.
RPA CoE là gì?
RPA CoE là một nhóm tập trung giám sát việc triển khai RPA trên toàn doanh nghiệp. Nhóm có thể bao gồm các chuyên gia CNTT, nhà phát triển công dân, người quản lý quy trình, chuyên gia chức năng và đại diện từ các bộ phận khác nhau của tổ chức. Tùy thuộc vào mô hình quản trị chính xác, nó có thể có thẩm quyền nghiêm ngặt đối với tất cả các sáng kiến RPA hoặc có thể chia sẻ trách nhiệm quản trị với các đơn vị kinh doanh. Trong cả hai trường hợp, CoE thiết lập các tiêu chuẩn và phương pháp tốt nhất, đồng thời cung cấp khả năng lãnh đạo và chuyên môn kỹ thuật, để đảm bảo rằng doanh nghiệp tận dụng tối đa khoản đầu tư RPA của mình.
Trong hầu hết các tổ chức, RPA có thể bắt đầu bằng (POC) hoặc thử nghiệm, nhưng khi CoE hình thành, CoE có thể gánh vác nhiều trách nhiệm như:
- Phát triển chiến lược RPA toàn doanh nghiệp
- Điều chỉnh nhu cầu và mục tiêu của tất cả các bên liên quan
- Thiết lập các tiêu chuẩn, phương pháp tốt nhất và quy trình RPA
- Cung cấp quản trị RPA tập trung
- Giám sát quản lý thay đổi RPA, từ cả góc độ kinh doanh và kỹ thuật
- Đào tạo và giáo dục nhân viên về các kỹ năng RPA
- Cung cấp dịch vụ và hỗ trợ RPA
RPA CoE mang lại rất nhiều lợi ích. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng nhất có thể thu được từ việc xây dựng và duy trì CoE của riêng bạn.
Bốn lợi ích của CoE
CoE đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của các sáng kiến RPA. Dưới đây là bốn lợi ích mà chúng mang lại nếu được thực hiện đúng.
Cải thiện hiệu quả của vòng đời phát triển rpbot
Khi mới bắt đầu quá trình triển khai RPA, không có gì lạ khi các đơn vị kinh doanh nắm quyền kiểm soát việc chọn quy trình nào sẽ tự động hóa và nền tảng RPA nào sẽ triển khai do các công cụ RPA tương đối dễ sử dụng. Nhưng điều đó có nghĩa là mỗi đơn vị kinh doanh quyết định xây dựng bot đều đang lặp lại bánh xe mỗi lần — nghiên cứu các tùy chọn, chọn nền tảng RPA và học hỏi phương pháp tốt nhất để tự động hóa các quy trình — và cuối cùng là cách duy trì và hỗ trợ các bot.
Với CoE, tất cả kiến thức được tích lũy ở một nơi và tất cả các phương pháp hay nhất được chia sẻ với tất cả các đơn vị kinh doanh muốn khám phá RPA. Kết quả là một cách tiếp cận hợp lý hóa rất nhiều để quản lý vòng đời của bot, dẫn đến nhiều lợi ích khác, bao gồm giảm chi phí (xem “ROI được cải thiện” bên dưới).
Tích hợp CNTT với các nỗ lực RPA
Thông thường, có sự mất kết nối giữa các nỗ lực CNTT và RPA. Các nỗ lực RPA lúc đầu có xu hướng là các sáng kiến cấp cơ sở, được thực hiện với sự tham gia tối thiểu hoặc không có sự tham gia của CNTT. Mặc dù cách tiếp cận đó có thể hoạt động với tự động hóa quy trình đơn giản, nhưng khi quá trình tự động hóa bắt đầu trở nên phức tạp hơn, thì bộ phận CNTT phải tham gia để đảm bảo tính bảo mật, tuân thủ và tối ưu hóa việc sử dụng RPA ở cấp doanh nghiệp.
Với một CoE được thiết kế tốt, CNTT là một phần của nhóm chứ không chỉ là một công cụ hỗ trợ tùy chọn. Cơ sở hạ tầng, bảo mật, quyền riêng tư của dữ liệu và các cân nhắc khác mà bộ phận CNTT giám sát được tính đến ngay từ đầu dự án, chứ không được xem xét sau đó. Các hệ thống CNTT kế thừa liên tục được nâng cấp và vá lỗi. Những nâng cấp như vậy có thể phá vỡ tính năng tự động hóa ở cấp độ giao diện người dùng, gây khó khăn cho việc duy trì tính năng tự động hóa theo thời gian. Bằng cách liên quan đến CNTT ở cấp độ CoE, tất cả các bản cập nhật CNTT có thể được điều phối để đảm bảo rằng các bot tiếp tục hoạt động trơn tru và khoản đầu tư vào RPA không bị lãng phí.
Mở rộng Quy mô dễ dàng hơn
Khi triển khai RPA rời rạc, các đơn vị kinh doanh khác nhau sẽ chọn các sản phẩm RPA khác nhau, triển khai vào những thời điểm khác nhau và theo những cách khác nhau. Do thiếu thông tin liên lạc giữa các dự án RPA không có sự phối hợp, nên không có sự phối hợp nào mà các đơn vị kinh doanh có thể tận dụng xuyên qua các ranh giới của tổ chức. Điều này dẫn đến nhiều sáng kiến RPA không có khả năng mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
CoE là điều cần thiết để ngăn chặn những kiểu ngắt kết nối này và để tìm cách thiết lập một tầm nhìn toàn doanh nghiệp cho phép RPA mở rộng quy mô một cách dễ dàng.
Cải thiện ROI
Khi áp dụng cách tiếp cận phi tập trung đối với ROI mà không có CoE, chi phí có thể tăng lên nhanh chóng do sự thiếu hiệu quả trong việc xác định các quy trình để tự động hóa cũng như trong việc mua sắm, đào tạo và hỗ trợ RPA.
Ngoài ra, thông thường, để có được ROI nhanh chóng, các đơn vị kinh doanh sẽ chọn các dự án ít hiệu quả để tự động hóa. Họ tránh các sáng kiến chiến lược phức tạp hơn, ngoài những thứ khác, đòi hỏi sự tham gia của CNTT. Nhưng đó thường là những dự án lớn hơn, phức tạp hơn có ROI lớn hơn kèm theo.
Cuối cùng, nếu không có một CoE tập trung tích lũy bí quyết và chuyên môn nội bộ, về lâu dài, chi phí tự động hóa sẽ cao do nhu cầu thuê chuyên gia tư vấn bên ngoài để thiết kế quy trình, kiến trúc, phát triển, thử nghiệm và quản lý dự án.
Tất cả những thách thức này đều được giải quyết bằng một CoE vận hành tốt.
Bảo vệ khoản đầu tư của bạn
CoE của bạn là một phần trong khoản đầu tư RPA của bạn. Nó tạo ra một khuôn khổ thể chế để giúp bạn tối đa hóa việc tạo ra giá trị dựa trên RPA và bắt kịp với những cải tiến mới nhất. Về bản chất, RPA CoE đảm bảo rằng bạn tiếp tục tận dụng RPA để luôn dẫn đầu đối thủ cạnh tranh.